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N° 144/2019 del 17/10/2019

L'Agenzia delle Entrate, con risposta ad Interpello n° 388 del 20 settembre scorso, ha riepilogato le modalità e le condizioni necessarie per la conservazione in modalità elettronica su supporto informatico di un documento analogico "non unico".

 

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta ad Interpello del 20 settembre 2019 n°388, ha chiarito, in tema di dematerializzazione (id: trasformazione in formato digitale) e successiva distruzione di documenti analogici, le caratteristiche, le modalità e le condizioni del processo in sintonia con l’art. 2 del D.M. 17 giugno 2014, nonché con l’art. 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013 recanti "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici".

Nel caso in specie, la società di consulenza istante, che si avvale di un elevato numero di dipendenti e professionisti (id: trasfertisti), in relazione ai quali gestisce un corrispondente numero di note spese, ha esposto specifico  quesito in merito alla possibile dematerializzazione e conservazione dei citati documenti giustificativi (ricevute di taxi, titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, copie cartacee di fatture ricevute da soggetti extra-UE etc.) attraverso uno specifico sistema informatico gestionale.

In particolare, il trasfertista, previa registrazione sicura al software aziendale, provvede alla gestione e invio dei giustificativi al centro di controllo acquisendo il documento originale tramite apposita applicazione per smartphone ovvero tramite personal computer. Una volta completato il processo di invio, il trasfertista crea a sistema la nota spese la quale, per determinate voci, richiede necessariamente l’allegazione del file immagine del giustificativo corrispondente.

A seguito della contabilizzazione e registrazione della nota spese, il sistema, a sua volta, attiva il processo di conservazione dei file con le informazioni relative alle note spese ed ai giustificativi. Una volta trasformato in documento informatico immodificabile, integro e leggibile, il pacchetto dati è trasmesso tramite canale sicuro in una cartella virtuale on-line (su cloud). Successivamente il responsabile della conservazione identifica i documenti da conservare con l’apposizione di firma digitale e riferimento temporale, al fine di garantire data, integrità e autenticità del documento informatico.

La società istante ritiene altresì, che considerata la natura dei giustificativi, essi siano qualificabili come originali "non unici" e pertanto non richiedono, nel processo di dematerializzazione, l'intervento di un pubblico ufficiale.

Solo alla fine del processo descritto si provvede alla distruzione dei documenti analogici.

All'uopo, i tecnici dell'Amministrazione Finanziaria hanno ricordato che, secondo la normativa e la prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro allegati – deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (si vedano l’art.2 del D.M. 17 giugno 2014, nonché l’art. 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).

Si osserva, altresì, che i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’art.1, lettera v), del C.A.D. (Codice Amministrazione Digitale), che qualifica come tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”. La stessa nota spese in formato analogico può essere considerata un documento originale “non unico”.

Pertanto, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese dei trasfertisti è correttamente perfezionato, in base al combinato disposto degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014, senza necessità che un pubblico ufficiale attesti, ai sensi del comma 2 del citato articolo 4, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

In merito alla conformità del processo di conservazione, il documento di prassi riepiloga sinteticamente le misure previste, contenute all’art.3 del D.M. 17 giugno 2014, che prescrive:

· il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;

· le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;

· l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Il documento di prassi chiude ribadendo che restano fermi i requisiti ai quali è subordinata la deducibilità dei costiinerenza, competenza e congruità, secondo le previsioni del T.U.I.R., di cui al D.P.R. 22 dicembre 1986, n°917, nonché secondo i chiarimenti della prassi – e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati (cfr. articolo 69, comma 2, del T.U.I.R.). In particolare, i giustificativi di spesa – parte integrante delle note cui si riferiscono – sono strumenti necessari al controllo non solo sotto il profilo della certezza della spesa, ma anche dell’inerenza e del rispetto degli ulteriori criteri fissati dal T.U.I.R. per la deducibilità dei costi.

Ad maiora

IL PRESIDENTE   
Edmondo Duraccio

 (*) Rubrica riservata agli iscritti nell’Albo dei Consulenti del Lavoro della Provincia di Napoli. E’ fatto, pertanto, divieto di riproduzione anche parziale. Diritti legalmente riservati agli Autori

ED/FC/PDN

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