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N° 168/2022 del 23/09/2022

Nuove regole in materia di tenuta e conservazione delle scritture e registri fiscali obbligatori

 

La Legge n.122/2022 di conversione del D.L. n. 73/2022 (id: Decreto Semplificazioni) ha disposto il venir meno dell’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili elettronici, modificando quanto previsto dall’articolo 7, comma 4-quater del D.L. n. 357/1994, viene infatti previsto che al pari della tenuta, anche la conservazione dei registri contabili è ritenuta regolare se in sede di controlli fiscali gli stessi risulteranno aggiornati e stampati su richiesta.

Pertanto, con una norma a valenza interpretativa, oltre che logica e semplificatrice rispetto al contesto in cui si opera, viene evidenziata la possibilità di conservare i registri contabili su qualunque supporto elettronico, senza necessità di procedere con la stampa o conservazione sostituiva a norma, fatta salva l’ipotesi di ricorrere alla carta, se richiesta, in occasione di accessi o ispezioni.

La posizione restrittiva dell’Agenzia delle Entrate

Con riferimento alla conservazione dei libri e registri non materializzati su carta, l’Amministrazione Finanziare, con l’interpello n. 236 del 9 aprile 2021, aveva evidenziato che la tenuta e la conservazione dei documenti a norma erano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità. Secondo i tecnici del fisco i documenti fiscalmente rilevanti tenuti in formato elettronico:

  • ai fini della loro regolarità, non andavano obbligatoriamente stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
  • entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi andavano comunque posti in conservazione sostitutiva nel rispetto del citato DM 17.06.2014 e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (id: D.Lgs.82/2005), consistenti nella formazione di un documento statico e inalterabile con apposizione della firma digitale e marcatura temporale ovvero stampati, in caso contrario.

In pratica, l’Agenzia delle Entrate negava di fatto il processo di semplificazione degli adempimenti giustificando il suo convincimento sulla vigenza del DM 17 giugno 2014 in materia di conservazione a norma, che non veniva riformato dal susseguirsi di norme che tentavano di semplificare la procedura.

Le nuove regole

Con un emendamento approvato in sede di conversione del D.L n. 73/2022, il Legislatore interviene con un’integrazione del testo normativo di cui all’articolo 7, comma 4-quater del Decreto n. 357 del 1994:

Ante Articolo 7

comma 4-quater del D.L. 357/11994

Post Articolo 7

comma 4-quateir del D.L. 357/1994

"in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzate dagli organi procedenti ed in loro presenza"

 

"in deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporli cartacei nei termini di legge, o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005 nr.82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza"

Confrontando le due versioni si evidenzia il completamento del binomio “tenuta e conservazione” di qualsiasi registro contabile elettronico. Inoltre, la regolarità dei registri è riconosciuta non solo in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, ma anche “di conservazione sostitutiva digitale” ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale (id: D.Lgs. 82/2005).

I dubbi interpretativi

Il merito al tenore di tale norma semplificatrice, che si ritiene applicabile anche per il passato sanando eventuali irregolarità, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione Finanziaria in sede di controllo.

Tuttavia, la nuova versione della norma in commento non sembra, però, fugare ogni dubbio sull’argomento, in quanto, conservare i registri come file “pdf” archiviati sui server ovvero lasciati all’interno del sistema gestionale utilizzato, non sembra rappresentare, di per sé, un’assoluta garanzia di staticità e di immodificabilità dei dati registrati sino al momento della stampa. Tant’è, che allo stato attuale, solo ed esclusivamente un sistema di conservazione elettronica è in grado di per sé di assicurare tali garanzie.

Per approfondire

Si possono trovare ulteriori notizie per gli approfondimenti del caso, collegandosi al seguente link:

https://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2022/06/21/22G00086/sg

Ad maiora

IL PRESIDENTE
Edmondo Duraccio

 (*) Rubrica riservata agli iscritti nell’Albo dei Consulenti del Lavoro della Provincia di Napoli. E’ fatto, pertanto, divieto di riproduzione anche parziale. Diritti legalmente riservati agli Autori

ED/FT

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